Xử lý một số rắc rối về in ấn trong Excel 2003

Sớm muộn gì thì những kiểm toán viên cũng phải in các bảng tính của mình ra để phục vụ cho việc lập báo cáo kiểm toán. Vì vậy, các bản in là vũ khí hết sức quan trọng trong công cuộc bảo vệ công lý của các KTV. Vì các KTV đầu tư rất nhiều công sức, thời gian thậm chí hàng tháng trời cho việc lậo báo cáo kiểm toán thì chắc chắn họ sẽ muốn dữ liệu của họ in ra sẽ không gặp phải bất kỳ một vướng mắc nào. Chính vì thế mà chúng ta sẽ xem xét đến một lĩnh vực rắc rối mà nó luôn gây ra những phiền toái cho tất cả những người dùng Excel là: kiểm soát những gì được in ra. Đó có thể là nhiều tập bảng tính, là mộ trang bảng tính đơn lẻ, hoặc một vùng chọn nhỏ…

Dồn toàn bộ bảng tính vào 1 trang:

Giả sử bạn đang có 1 bảng tính nằm trên 2 trang giấy. Nhưng dữ liệu ở trang 2 không nhiều mà khi in ra bạn lại chỉ muốn chúng nằm cùng nhau trên một trang. Làm cách nào để thực hiện việc đó???

Cách làm như sau: bạn nhấp chuột vào File, chọn Page setup, rồi nhấp thẻ Page. Sau đó nhấp nút Fit to và đảm bảo cả 2 trường hợp theo sau đều chứa số 1. Bạn yên tâm rằng nó sẽ không hề ảnh hưởng gì tới diện mạo của bảng tính của bạn.

Kết quả được hiện thị rất rõ khi bạn chọn File – Print Preview hoặc biểu tượng chiếc kính lúp trên thanh công cụ chuẩn. Khi mọi thủ tục đã hoàn tất bạn chỉ việc ấn lệnh Print.

Chỉ in vùng được chọn

Giả sử bạn có lập một bảng tính về bán cáo tài chính của một công ty có lưu phần doanh số với phần tổng kết nằm trên đầu và dữ liệu hỗ trợ nằng dưới bản tính đó. Trước mắt bạn chỉ quan tâm tới phần tổng kết, vì vậy bạn muốn in riêng phần này. Vấn đề là khi in bảng tính, bạn nhận được toàn bộ nội dung bảng tính. Vậy có cách nào cho phép in riêng mỗi phần tổng kết này không???

Cách làm như sau: Bạn hạn chế nội dung cần in bằng cách chọn trong các ô nhất định, đó có thể là một vùng hay 1 dãy các ô bất kì, hoặc thậm chí là một ô duy nhất rồi chọn File- Print. Xuất hiện khung hội thoại: bạn chọn nút Selection trong vùng “Print what”. Và như thế, bạn chỉ cần bấm ok là mọi việc hoàn tất.

In một lần nhiều tập bảng tính

Giả sử rằng bạn cần in 3 tập bảnh tính khác nhau nhưng lại quá bận rộn để mở riêng từng bảng tính rồi mới chọn lệnh in 3 lần cho 3 bảng tính. Tại sao bạn lại không thể in luôn 1 lần cho 3 bảng tính này nhỉ???

Cách làm như sau: Bạn không cần mở Excel ra mà vẫn làm được việc này bằng cách thông qua Windows sẽ rất đơn giản. Bạn chỉ cần chọn đến nơi chứa những file cần in. Sau đó nhấp chọn cả 3 file này bằng cách nhấn và giữ phím Ctrl và nhấp chuột lên chúng, ấn phải chuột chọn Print. Tài liệu sẽ được chuyển cho máy in của bạn ngay lập tức. Và mỗi tập bảng tính của bạn sẽ được in trọn vẹn và rất đầy đủ. Để chuẩn bị in nhiều bảng tính, kiểm tra xem các tập bảng tính xem có thứ gì không hợp lý sau khi ấn định tất cả các đặc tính không. Nếu không thì bạn yên tâm rồi. Máy in sẽ làm nốt công việc cuối cùng cho bạn.

A.T (Tạp chí Kiểm toán)
Tapchiketoan.com